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业务背景由于传统企业进入电商,往往缺乏相应的经验,经常会导致数据无法核对或数据严重错误,给大量客户造成了很大的困扰。所以如何能够准确、快速、高效的处理财务对账成为了当下大量客户急迫的需求之一。 业务流程支付宝对账业务
- 通过支付宝账单或E3标准账单对出库且通过计划任务正常生成"零售销货单日结"、"零售退货单日结"、"零售结算单"的销售订单进行结算。
2、结算操作涉及到的功能点 - 账务管理—>支付宝对账—>支付宝对账;
- 账务管理—>支付宝对账—>零售销货订单明细;
- 账务管理—>支付宝对账—>零售销货订单商品明细;
- 账务管理—>支付宝对账—>零售退货订单明细;
- 账务管理—>支付宝对账—>零售退货订单商品明细;
- 账务管理—>支付宝对账—>零售结算单;
- 账务管理—>支付宝对账—>对账费用单;
3、流程说明 - 提供导入对账单功能,对账单有导入淘宝B店支付宝对账单(淘宝B店支付宝对账单请从支付宝后台下载)、导入标准对账单、导入京东SOP对账单和快递对账单五种;
- 入塔用户可通过下载支付宝数据后,生成收款数据;
- "生成收款数据"时,系统根据E3交易号查找相对应的零售单据;如果是被合并单,则系统自动获取合并后的新单交易号,然后查找对应的零售单据;
- 零售单据包括:零售销货订单明细,零售销货订单商品明细,零售退货订单明细,零售退货订单商品明细;
- "生成收款数据"后,系统将导入的对账单数据中每个交易号的收入金额、支出金额均摊至相对应的零售单据的对账金额字段中,如果零售单据中的均摊金额=对账金额,系统自动将该零售单据标识为"已对账";
- 系统根据E3交易号获取"已记账"的零售结算单,并将交易号中的收入金额回写至零售结算单中的"已收款"字段中,如果该零售结算单中的"已收款"="应收款",则该零售结算单自动结算;
- 系统根据导入的对账单数据中每个交易号的支出金额生成相对应的对账费用单及明细;
支付宝对账功能操作说明功能概述梳理系统零售业务金额整体流向,包含订单发货及其退货过程产生的财务单据。支持支付宝对账,可导入支付宝对账单进行对账,也可直接下载支付宝数据(入塔功能)进行对账,货到付款的订单通过快递单进行对账。系统自动核对系统账面金额与支付宝实收金额是否一致。 功能位置操作说明- 在条件筛选区域内选择"开始日期"、"结算日期"、"商店"并点击查询,搜索需要对帐的单据;
- 搜索完成后,入塔用户可点击"下载支付宝数据[按搜索时间]"(如A1所示)即可下载支付宝数据,未入塔用户可点击"导入对账单"(如A2所示)导入从支付宝官方下载的对账单,上传对账单后,系统后台自动进行数据导入,数据导入期间,可能由于数据量过大,系统会出现假死状态,管理员勿做任何操作。
- 货到付款的的订单,通过点击"导入对账单"(如A2所示)导入快递公司提供的快递对账单,如果在快递单号对账模板中填写了退单号则系统会根据该退单号自动查找相关数据。
- 在导入支付宝数据的过程中,如果发现数据错误,可点击"删除支付宝数据[按搜索结果]"(如B1所示),系统会根据搜索结果删除支付宝数据,但搜索结果中与"已成功对账"状态单据相匹配的支付宝对账单数据将无法删除。
- 导入对账单数据后,需要点击"生成收款数据[按搜索结果]"(如C1所示),系统根据搜索的单据与导入的对账单数据,自动进行对账。
- 系统首先根据E3交易号信息查找相对应的订单信息,如果订单为被合并订单,系统通过合并后的E3新单交易号查找对应的零售单据;如果是非合并订单,系统直接根据E3交易号信息查找相对应的零售单据,如果相应的零售单据不存在,系统返回错误,管理员最后可通过筛选"状态"为"失败"的对账单进行统一处理。
- 系统自动将E3交易号的收入金额、支出金额均摊至各个零售单据(零售销货订单明细,零售销货订单商品明细,零售退货订单明细,零售退货订单商品明细)的对账金额字段中,如果零售单据中均摊金额=对账金额则把该零售单据标示为已对账。
- 系统根据E3交易号获取"已记账"的零售结算单,并将交易号中的收入金额回写至零售结算单中的"已收款"字段中,如果该零售结算单中的"已收款"="应收款",则该零售结算单自动结算,如果相应单据不存在则返回错误;
- 系统根据导入的对账单数据中每个交易号的支出金额生成相对应的应收费用单及明细。
备注说明:
点击后产生以下效果:
对以下单据相应的对账金额进行均摊,当金额相同时会把单据打上已对账标记。 - 账务管理—>支付宝对账—>零售销货订单明细;
- 账务管理—>支付宝对账—>零售销货订单商品明细;
- 账务管理—>支付宝对账—>零售退货订单明细;
- 账务管理—>支付宝对账—>零售退货订单商品明细;
- 对相应的零售结算单金额进行回写,金额相同时做结算处理;
- 零售结算单结算时产生相应的财务流水;
- 对一些费用类型的支付宝账务产生相应的对账费用单。
零售销货单订单明细界面操作按钮说明: 针对对账金额存在问题但是因各种原因想把这条记录打成已对账的。执行完后状态变为"已对账"(富安娜需求) 针对因各种原先客户不想对此条记录对账的。执行完后状态变为"结束对账"(富安娜需求,此需求与上面那个雷同只是对记录打个标示。) - 订退单一键对账(零售销货订单明细独有)
- 筛选出订单金额与退单金额相等的单据,打上已对账标示。(夏娜需求)
常见错误1、当支付宝对账出现错误时,先列表打开状态说明
支付宝对账中的常见错误:
去零售销货单据中找是否存在相应未对账单据,这种错误通常是零售销货/零售退货日结计划任务没执行。
2、支付宝对账单单据状态说明:
- 导入后,在没有点击【生成收款数据】按钮时,单据状态为:未处理;
- 点击【生成收款数据】按钮后,且对账成功,则单据状态为:成功;
- 对账不成功时,则单据状态为""失败"",失败原因可通过状态说明查看;
- 当订单已经在零售销货单据中完成对账,则单据状态为:忽略/已处理;
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