采购管理主要管理商品进货业务、退货业务和关于进货情况的统计分析。图6-1是采购管理的子菜单。

                         图6-1 采购管理菜单

完整的商品进货过程应该是由“商品进货订单”到“商品进货通知单”到“商品进货入库单”。但是由于各个公司业务流程的不同，我们也可以不用三个单据都必须制作，直接做“商品进货单”也可以。图6-2所示是采购进货业务流程。

图6-2 采购业务导航图之采购进货

ERP论坛

完整的商品退货过程应该是由“商品退货申请单”到“商品退货通知单”到“商品退货出库单”。退货过程也可直接做“商品退货出库单”。图6-3所示是采购退货业务流程。

图6-3 采购业务导航图之采购退货

采购管理由三部分组成：业务单据输入、销售订单转采购、统计分析。

业务单据输入

采购管理中共有6种单据，分别是商品进货订单、商品进货通知单、商品进货入库单、商品退货申请单、商品退货通知单、商品退货出库单。

销售订单转采购

　　可以将销售订单，包括批发类订单、调拨类订单、配货类订单，直接转为商品进货订单。

统计分析

采购管理中共分为四大类统计，分别是明细类、汇总类、数据分析类和其它分析类。前三类侧重对各类业务单据的统计分析，其他分析类包括进货入库月结数据分析、采购订单到货汇总统计、采购综合汇总统计、供应商交货汇总统计、供应商存货价格分析。

提示：

商品进货入库单和商品退货出库单验收后修改仓库库存帐，记帐后修改供应商应付帐款。商品库存帐可在菜单“库存管理”的“统计分析”中查询。供应商应付帐款可在菜单“结算管理”的“应付帐分析”中查询。

6.1 进货业务单据的输入、编辑及使用

商品进货订单

商品进货订单，是记录进货业务的重要单据，在企业与供货商间确定了采购业务后，可在系统中输入商品进货订单，以便跟踪采购业务的执行情况。通常一次进货的订单会分批到货，所以一张“商品进货订单”可以重复执行，生成多张“商品进货通知单”，但是如果执行数量超过包括等于订单数时执行按纽变灰，就不允许再执行该订单。

打开菜单“采购管理”→“进货业务”→“商品进货订单”。如图6-4 所示。

编辑商品采购订单详细操作请参见《附录A 单据录入、编辑》

图6-4 商品进货订单

商品进货通知单

商品进货通知单是当采购商品到达后，业务员通知仓库点货入库的单据。一张订单

可以生成多张“商品进货通知单”，一张通知单只可以生成一张“商品进货单”。

打开菜单“采购管理”→“进货业务”→“商品进货通知单”。如图6-5 所示。

图6-5 商品进货通知单

新增“商品进货通知单”有两种方式：一种是与商品进货订单相同的人工输入方式，另一种是由商品进货订单直接生成通知单，商品进货订单审核并记帐后按“执行”按钮并选择具体进货仓库、进货商品、数量生成方式后自动产生进货通知单。从订单到通知单的数量，可以有三种产生方式：

  ⅰ）空数量：在生成通知单时，商品的明细和数量不从订单中带过来，只带出单据的表头信息，明细数据显示区的数据为空。但是当手工/条形码输入商品明细和数量时，会产生一个差异数用来进行与订单/申请单数量的比较。

ⅱ）未通知数：通知单的数量=订单中的商品数量—该订单已经通知了的商品数量。

ⅲ）未执行数：通知单的数量=订单中的商品数量—该订单已经执行的商品数量。

如图6-6 所示。

图6-6 订单通知

通知单的执行也有两种方式：①生成发货单 ②生成装箱单，如果选择②，则生成一张装箱批号对应这张通知单的装箱单，反复执行装箱，生成不同的箱号，直到通知单数量全部装箱。已经生成过装箱单的通知单，不能再执行生成发货单，同样，已经生成了发货单的通知单也不能再执行生成装箱单。

商品进货入库单

商品进货入库单是仓库人员进行商品入库的时候制作的，商品进货入库单验收后增加商品库存帐，如果该供应商是需要结算货款的，那么在商品进货单记帐后，自动增加供应商应付帐款。记帐功能一般是赋给财务人员的，财务只有在进货单验收后才可以记帐。

打开菜单“采购管理”→“进货业务”→“商品进货入库单”。如图6-7 所示。

图6-7商品进货入库单

商品进货入库单可以通过商品进货通知单执行后生成，也可以直接输入或条码扫描输入，还可以由装箱单生成。当以商品进货通知单执行生成时，如是采用“装箱单－》执行－》发货单”的业务流程，装箱单据上的装箱批号写入发货单的装箱单卡片页的装箱匹号内，商品明细自动带出；如是商品进货通知单直接执行生成，从通知单到进货单的数量，可以有三种生成方式：

ⅰ）空数量：在产生进/退货单时，商品的明细和数量不从通知单中带过来，只带出单据的表头信息，明细数据显示区的数据为空。但是当手工/条形码输入商品明细和数量时，会产生一个差异数用来进行与通知单数量的比较。

ⅱ）通知数：生成进/退货单时，商品的明细和数量与通知单的完全相同，并且实际发货的数量也与通知数量一致。

ⅲ）零数量：生成进/退货单时，商品的明细和数量与通知单的完全相同，只是实际发货的数量为零。

采购管理主要管理商品进货业务、退货业务和关于进货情况的统计分析。图6-1是采购管理的子菜单。

                         图6-1 采购管理菜单

完整的商品进货过程应该是由“商品进货订单”到“商品进货通知单”到“商品进货入库单”。但是由于各个公司业务流程的不同，我们也可以不用三个单据都必须制作，直接做“商品进货单”也可以。图6-2所示是采购进货业务流程。

图6-2 采购业务导航图之采购进货

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完整的商品退货过程应该是由“商品退货申请单”到“商品退货通知单”到“商品退货出库单”。退货过程也可直接做“商品退货出库单”。图6-3所示是采购退货业务流程。

图6-3 采购业务导航图之采购退货

采购管理由三部分组成：业务单据输入、销售订单转采购、统计分析。

业务单据输入

采购管理中共有6种单据，分别是商品进货订单、商品进货通知单、商品进货入库单、商品退货申请单、商品退货通知单、商品退货出库单。

销售订单转采购

　　可以将销售订单，包括批发类订单、调拨类订单、配货类订单，直接转为商品进货订单。

统计分析

采购管理中共分为四大类统计，分别是明细类、汇总类、数据分析类和其它分析类。前三类侧重对各类业务单据的统计分析，其他分析类包括进货入库月结数据分析、采购订单到货汇总统计、采购综合汇总统计、供应商交货汇总统计、供应商存货价格分析。

提示：

商品进货入库单和商品退货出库单验收后修改仓库库存帐，记帐后修改供应商应付帐款。商品库存帐可在菜单“库存管理”的“统计分析”中查询。供应商应付帐款可在菜单“结算管理”的“应付帐分析”中查询。

6.1 进货业务单据的输入、编辑及使用

商品进货订单

商品进货订单，是记录进货业务的重要单据，在企业与供货商间确定了采购业务后，可在系统中输入商品进货订单，以便跟踪采购业务的执行情况。通常一次进货的订单会分批到货，所以一张“商品进货订单”可以重复执行，生成多张“商品进货通知单”，但是如果执行数量超过包括等于订单数时执行按纽变灰，就不允许再执行该订单。

打开菜单“采购管理”→“进货业务”→“商品进货订单”。如图6-4 所示。

编辑商品采购订单详细操作请参见《附录A 单据录入、编辑》

图6-4 商品进货订单

商品进货通知单

商品进货通知单是当采购商品到达后，业务员通知仓库点货入库的单据。一张订单

可以生成多张“商品进货通知单”，一张通知单只可以生成一张“商品进货单”。

打开菜单“采购管理”→“进货业务”→“商品进货通知单”。如图6-5 所示。

图6-5 商品进货通知单

新增“商品进货通知单”有两种方式：一种是与商品进货订单相同的人工输入方式，另一种是由商品进货订单直接生成通知单，商品进货订单审核并记帐后按“执行”按钮并选择具体进货仓库、进货商品、数量生成方式后自动产生进货通知单。从订单到通知单的数量，可以有三种产生方式：

  ⅰ）空数量：在生成通知单时，商品的明细和数量不从订单中带过来，只带出单据的表头信息，明细数据显示区的数据为空。但是当手工/条形码输入商品明细和数量时，会产生一个差异数用来进行与订单/申请单数量的比较。

ⅱ）未通知数：通知单的数量=订单中的商品数量—该订单已经通知了的商品数量。

ⅲ）未执行数：通知单的数量=订单中的商品数量—该订单已经执行的商品数量。

如图6-6 所示。

图6-6 订单通知

通知单的执行也有两种方式：①生成发货单 ②生成装箱单，如果选择②，则生成一张装箱批号对应这张通知单的装箱单，反复执行装箱，生成不同的箱号，直到通知单数量全部装箱。已经生成过装箱单的通知单，不能再执行生成发货单，同样，已经生成了发货单的通知单也不能再执行生成装箱单。

商品进货入库单

商品进货入库单是仓库人员进行商品入库的时候制作的，商品进货入库单验收后增加商品库存帐，如果该供应商是需要结算货款的，那么在商品进货单记帐后，自动增加供应商应付帐款。记帐功能一般是赋给财务人员的，财务只有在进货单验收后才可以记帐。

打开菜单“采购管理”→“进货业务”→“商品进货入库单”。如图6-7 所示。

图6-7商品进货入库单

商品进货入库单可以通过商品进货通知单执行后生成，也可以直接输入或条码扫描输入，还可以由装箱单生成。当以商品进货通知单执行生成时，如是采用“装箱单－》执行－》发货单”的业务流程，装箱单据上的装箱批号写入发货单的装箱单卡片页的装箱匹号内，商品明细自动带出；如是商品进货通知单直接执行生成，从通知单到进货单的数量，可以有三种生成方式：

ⅰ）空数量：在产生进/退货单时，商品的明细和数量不从通知单中带过来，只带出单据的表头信息，明细数据显示区的数据为空。但是当手工/条形码输入商品明细和数量时，会产生一个差异数用来进行与通知单数量的比较。

ⅱ）通知数：生成进/退货单时，商品的明细和数量与通知单的完全相同，并且实际发货的数量也与通知数量一致。

ⅲ）零数量：生成进/退货单时，商品的明细和数量与通知单的完全相同，只是实际发货的数量为零。